Architecten zijn geen boekhoudspecialisten, en dat zouden ze ook niet moeten zijn.
Maar wanneer elke cent en seconde ertoe doet projecten binnen budget en volgens planning af te ronden en door klanten voor het werk betaald te krijgen, hebben architectenbureaus een systeem nodig dat gemakkelijk en nauwkeurig tijd, uitgaven en meer kan bijhouden. Vaak slagen handmatige methoden zoals pen- en papier- of Excel-spreadsheets er niet in om de klus te klaren.
Daarom zou u moeten overwegen om te investeren
in architectuuraccountingsoftware – boekingsplatforms met extra functionaliteit voor zaken als projectbeheer, tijdregistratie, facturering en meer, ontworpen met de specifieke behoeften van architecten in gedachten. Deze producten kunnen helpen bij het elimineren van fouten en het automatiseren van vervelende boekhoudprocessen, zodat u zich meer kunt richten op de inkomstengenererende activiteiten.
Als u nog nooit eerder software voor architectuurboekhouding hebt onderzocht, kan deze Gids voor kopers u helpen. We leggen alles uit wat u moet weten, zodat u zeker kunt zijn van een weloverwogen aankoopbeslissing.
Wat is een Boekhoudsoftware voor architecten?
Architecture accounting software is boekhoudsoftware waarmee bedrijven de tijd kunnen bijhouden die ze aan verschillende projecten besteden, kosten en budgetten beheren en klanten nauwkeurig factureren voor hun werk.
Architecturale boekhoudsoftware traceert de kosten per individuele baan en registreert klantinformatie. Aangezien de facturering voor services meestal wordt gemeten in tijdseenheden, is de software meestal uitgerust met tijdregistratievermogen en de mogelijkheid om tijd aan verschillende projecten en klanten toe te wijzen. Er moet ook een grondige analyse beschikbaar zijn van het afbreken van elk project tot georganiseerde stappen binnen een vastgesteld schema. Tijd kan worden aangemerkt als factureerbaar of niet-factureerbaar.
Algemene kenmerken van de boekhoudsoftware
Naast kernmodules zoals het grootboek, debiteuren en crediteuren, omvat de facturatie software bouw de volgende functies:
| Project- en afdelingsmanagement | Architectenbureaus moeten langdurige ontwerpprojecten beheren. Door planning te automatiseren, middelen toe te wijzen en te budgetteren en te voorspellen, kunnen bedrijven betere voorstellen en effectief gebruik van werknemers garanderen. |
| Tijd facturering | Tijd- en facturatiemodules gebruiken tijdregistraties en onkostendeclaraties om het werkelijke bedrag, de factureerbare tijd en de niet-factureerbare tijdsbesteding terug te leiden naar het projectplan. Dit zorgt voor nauwkeurigheid bij het factureren en bij het schatten van toekomstige projecten en helpt bij het maximaliseren van kostenherstel. |
| Customer Relationship Management (CRM) | CRM-systemen ondersteunen leadontwikkeling, marketingcampagnes en klantenservice door een uitgebreide database te gebruiken om prospects en huidige / vroegere klanten bij te houden. Architectuurbedrijven halen het grootste deel van hun bedrijf uit de verwijzingen en ontwikkelen relaties, CRM is van cruciaal belang voor succes op lange termijn. |
| Documenten delen en ontwikkelen | Veilige documentensamenwerking maakt het delen van informatie van projecten, klanten en andere records tussen de relevante werknemers mogelijk.Documentbeheer kan ook voorstelautomatisering omvatten, waarmee de gebruiker voorstellen van hoge kwaliteit kan ontwikkelen en de slotkoersen kan verhogen. |
| Audit trail | Architectuur boekhoudsoftware moet kosten en individuele projectstappen volgen en organiseren in het geval van een fout in de facturering of een uitgave die in aanmerking komt voor terugbetaling door de klant. |
Voordelen van Architecture Accounting Software
Eerst en vooral, speciale boekhoudsoftware biedt duidelijkheid, nauwkeurigheid en efficiëntie om een vitaal proces voor elk bedrijf: het bijhouden van het geld komt in en uit het bedrijf. Met het betere inzicht dat deze systemen bieden, kunnen organisaties nu en in de toekomst betere financiële beslissingen nemen. Aangepaste rapporten beschikbaar in verschillende indelingen zorgen er ook voor dat belanghebbenden zicht hebben op de tijds- en kostencijfers die voor hen van belang zijn.
Buiten de voordelen die u van een boekhoudsysteem verwacht, kunnen projectmanagement en procesregistratiekenmerken interne teams ook helpen om beter te communiceren en gestandaardiseerde processen vast te stellen om projecten op een meer geoptimaliseerde manier aan te pakken.
Hoeveel kost architectuur boekhoud software?
Kosten zijn uiteraard een grote factor in uw aankoopbeslissing, en afhankelijk van wat voor platform voor boekhoudsoftware u kiest en welke functionaliteit u wilt opnemen, kunnen die kosten drastisch variëren. Ironisch genoeg moeten architectenbureaus soms budgetteren voor de software die hen helpt budgetteren.
Houd bij het bestuderen van opties rekening met deze populaire prijsstructuren:
- Betaal volledig vooraf. Deze boekhoudplatforms vereisen slechts één betaling vooraf en dan bezit u het systeem voor eeuwig gebruik (vandaar de term ‘eeuwigdurende licentie’ die vaak bij dit model hoort). Deze structuur komt het meest voor bij systemen op locatie die u rechtstreeks op een computer of server downloadt.
- Een vast maandelijks of jaarlijks bedrag. Deze boekhoudsystemen, die steeds vaker voorkomen dan een eeuwigdurende licentie, vereisen dat kopers een vast maandelijks of jaarlijks abonnement betalen om ze te gebruiken. Vaak hebben leveranciers verschillende abonnementsniveaus, afhankelijk van de hoeveelheid functionaliteit die u wilt aanschaffen.
- Prijzen per gebruiker of per werknemer. Deze systemen worden ook betaald op basis van een abonnement, maar in plaats van een vast bedrag, zijn uw kosten afhankelijk van het aantal mensen dat het systeem gebruikt of het aantal werknemers in uw organisatie. Dit laatste komt vooral vaak voor als uw systeem extra functionaliteit heeft voor de loonlijst.
Andere kosten om op te letten, zijn onder andere die voor training, implementatie, ondersteuning en datamigratie.
Architect boekhoudsoftware evalueren
Net als sommige andere branchepakketten profiteert architecturale boekhoudsoftware van specifieke rapportschrijfmechanismen die beschrijvende vooruitgang en facturatiedocumenten aan een klant kunnen leveren. De omvang van het bedrijf zal grote invloed hebben op de systeembehoeften. Een groter bedrijf, dat meerdere projecten en medewerkers behandelt, heeft bijvoorbeeld meer robuuste project- en tijdregistratiemogelijkheden nodig dan een individuele freelancer.
Bij het evalueren van deze systemen moeten kopers rekening houden met het volgende:
- Kan het systeem uren registreren en markeren als factureerbaar of niet-factureerbaar?
- Hoe diep zijn de projectplanning / voortgangsvolgmogelijkheden?
- Kan het systeem kosten en voortgang voor meerdere projecten in één keer effectief beheren?
- Komt het met solide rapportschrijfmechanismen?