Het kan ontmoedigend zijn om te proberen de juiste software voor een ingenieursbureau te vinden. Of u nu voor het eerst koopt of een bestaand systeem vervangt, er zijn verschillende factoren waarmee u rekening moet houden. Tussen kostenberekeningen, functionaliteitsevaluaties en inzetoverwegingen kan het langer duren dan aanvankelijk verwacht werd om uw software-opties te beperken tot een overzichtelijke shortlist.
Gelukkig zijn we er om u te helpen tijd te besparen terwijl u een oplossing kiest die voldoet aan de behoeften van het hele bedrijf en deze overtreft. Tot die behoeften kunnen behoren tijdregistratie, taakcalculatie, facturering en projectbeheer naast de basismaterialen voor de boekhouding. Het is mogelijk om een gespecialiseerd systeem te vinden dat al deze functies uitvoert.
In deze handleiding laten we u zien hoe verkopers van engineering accounting software de workflows van bedrijven zoals die van u optimaliseren. Je leert ook alle verschillende manieren waarop software kan worden geïmplementeerd. Deze kennis kan u in staat stellen de beste beslissing te nemen voor uw team.
Wat is Engineering Accounting Software?
Ingenieursbureaus hebben project-gebaseerde boekhoudsoftware nodig, vaak met tijdregistratie- en factureringsfuncties om factureerbare uren bij te houden en de bijbehorende facturen te maken. Functiekostenfuncties voor het bijhouden van arbeid, het gebruik van apparatuur, het gebruik van onderaannemers en materialen zijn ook nuttig.
Facturen die door systemen in deze categorie worden gegenereerd, moeten op een leesbare manier voor de klant worden samengesteld. Deze systemen zouden ook kosten moeten opsplitsen door geleverde diensten, uitvoerder van diensten, locatie, uitrusting en materialen. Op de juiste manier geïmplementeerd, zorgt dit voor optimale boekhoud- en facturatie-efficiëntie.
Engineering accounting software moet in staat zijn om elke sector in deze branche te dienen, zoals:
- macht
- telecommunicatie
- petrochemisch
- Hernieuwbare energie
- Nut
- vervoer
Gemeenschappelijke kenmerken van Engineering Accounting Software
Engineering boekhoudsoftware bevat typisch branche specifieke functies naast de basis functionaliteiten van het Factuurprogramma die alle bedrijven nodig hebben om te slagen. Hier zijn enkele voorbeelden:
| Core accounting | Dit zijn de belangrijkste modules die nodig zijn om financiële transacties te beheren, inclusief het grootboek, de loonadministratie, debiteuren en crediteuren. |
| Project management | Dankzij de projectbeheermogelijkheden van de engineeringsoftware kan de gebruiker de planning automatiseren, middelen toewijzen, nauwkeurige projectbudgetten opstellen en de tijd van het personeel effectief beheren. |
| Facturering van tijd en middelen | Het systeem moet kunnen voldoen aan de verschillende factureringsbehoeften van een ingenieursbureau, facturering per uur of per project en het bijhouden van de tijd van de medewerker. Het zou u ook in staat moeten stellen uw factureerbare en niet-factureerbare bronnen bij te houden om het kostenherstel te maximaliseren. |
| Engineering voorraadmodules | Een technische boekhoudoplossing bevat eenvoudig gecategoriseerde regelitems – inclusief afbeeldingen – voor elk van de duizenden verschillende soorten producten en gebruikte materialen. Op deze manier wordt alleen het juiste artikel gekocht en / of gefactureerd. |
| Client communicatie | Effectief klantrelatiebeheer kan u helpen nieuwe klanten aan te trekken en bestaande relaties te versterken. Dit omvat het automatiseren van client- en contactbeheer en het bijhouden van leads, marketingcampagnes, contacten en verkopen allemaal met hetzelfde systeem. |
| Uitgebreid auditspoor | Dit beschrijft de mogelijkheid om elk item van opportunity te traceren via gebruik / voltooiing, en biedt een volledig account dat kan worden doorgenomen voor meer details. |
| Data visualisatie | Veel systemen stellen gebruikers in staat om financiële of operationele informatie te bekijken via visuele hulpmiddelen, zoals grafieken en diagrammen. De gegevens kunnen worden aangepast en worden meestal gepresenteerd in een dashboardinterface. |
Voordelen van Engineering Accounting Software
Professionals kunnen meerdere voordelen realiseren als gevolg van de goedkeuring van engineering accounting-software, zoals:
Grotere coördinatie tussen bedrijven. Dit voordeel is vooral waardevol voor ingenieursbureaus die meerdere locaties hebben of die personeel in dienst hebben dat regelmatig van het bedrijfsterrein werkt. Met één uniform softwaresysteem dat voor iedereen gemakkelijk toegankelijk is, kunnen gegevens tegelijkertijd in verschillende afdelingen worden ingevoerd en geanalyseerd. Tegenwoordig bieden veel softwareoplossingen native mobiele apparaattoepassingen om klanten onderweg nog meer toegankelijkheid te bieden.
Eenvoudiger rapportage over naleving. Bij contracten met overheidsinstanties, zoals het ministerie van Transport of het ministerie van Defensie, is het erg belangrijk om ervoor te zorgen dat elk project aan een bepaald aantal voorschriften voldoet. Software kan de naleving van de regelgeving vereenvoudigen door robuuste rapportagetools te bieden die tijd- en kostenregistratie door werknemer, transactiegeschiedenis en meer kunnen weergeven.
Meer transparantie. Softwaregebruikers kunnen kosten en uitgaven op een duidelijke en beknopte manier bekijken, waardoor bedrijfsleiders sneller weloverwogen beslissingen kunnen nemen. Boekhoudsystemen voor ingenieurs integreren regelitems voor producten en gebruikte materialen, zodat u een vollediger beeld krijgt van de manier waarop resources worden gebruikt.
Toegenomen productiviteit. Wanneer een systeem op een intuïtieve en gebruikersvriendelijke manier is ontworpen, helpt het medewerkers bij het nastreven van de exacte informatie die ze nodig hebben. Dit elimineert de noodzaak voor dubbele gegevensinvoer. Het stelt medewerkers ook in staat meer tijd te besteden aan het verbeteren van het bedrijf en minder tijd aan het zoeken naar spreadsheets of projectstatusupdates.
Het evalueren van Engineering Accounting Software
Zoals met veel andere serviceproviders profiteert deze software van de mogelijkheid om bepaalde uitgaven op aanpasbare manieren te categoriseren, zoals factureerbaar of niet-factureerbaar. Engineeringbedrijven kunnen ook profiteren van functies die de communicatie naar werknemers en klanten stroomlijnen om verwarring te voorkomen als gevolg van wijzigingen in een project.
Bij het evalueren van deze systemen moeten kopers rekening houden met het volgende:
- Past het in de factureringsstrategie (meestal factureerbare uren)?
- Creditnota maken
- Kunnen criteria zoals materialen en apparatuur worden gevolgd en opgeslagen door de software?
- Bevat dit de gegevens die nodig zijn voor uw specialiteit?
- Kan het helpen bij het produceren van documenten die zorgen voor een goed begrip van de klant?
- Past het in een project-per-project boekhouding?
Implementatie-opties
Een van de belangrijkste beslissingen die kopers van softwareproducten moeten nemen, is of ze een op de cloud gebaseerd of een on-premise systeem willen kopen . Cloud software wordt meestal op afstand gehost op de servers van de leverancier, terwijl on-premise oplossingen worden onderhouden op de eigen servers van uw bedrijf.
Op de cloud gebaseerde systemen worden steeds populairder in de markt, grotendeels als gevolg van de volgende voordelen:
- Toegang op afstand
- Lagere kosten vooraf
- Leverancier zorgt voor software-updates
- Leverancier zorgt voor systeemonderhoud
Dat gezegd hebbende, sommige ingenieursbureaus beschikken al over de IT-middelen die nodig zijn om een on-premise-oplossing te hosten en ze genieten van de toegenomen controle die ze over de SQL-database bieden.