Er zijn verschillende inkomstenstromen die horecabedrijven moeten beheren, van reserveringstransacties, upgrades, roomservice, verkoop van eten en drinken, spa-afspraken en meer. Zonder een geautomatiseerde manier om deze gegevens te bekijken, volgen en analyseren, hebben een algemeen manager en professionals in het inkomstenbeheer geen duidelijk beeld van hoe de activiteiten verlopen en waar ze kosten kunnen besparen.
Een Boekhoudsoftware of Facturatieprogramma helpt bij het samenvoegen van alle binnenkomende financiële gegevens en biedt een dashboardweergave om de operaties in één oogopslag te bekijken. Naast het assisteren bij de dagelijkse taken van reserveringen en transacties voor roomservice, biedt software managers hulpmiddelen om financiële taken van de backoffice, zoals onderhoud, salarisadministratie, voedsel- en huishoudelijke kosten, aan te kunnen.
Rapportagemogelijkheden stellen deze gegevens in bruikbare inzichten; bekijk waar uw eigendom de meeste inkomsten genereert, ontdek welke servicegebieden slepen of onthullen welke onderhoudstaken u in de gaten houden.
Deze gids zal softwarezoekers helpen bepalen welke functies ze nodig hebben om de organisatiedoelstellingen te bereiken.
Wat is Hospitality Accounting Software?
Met enorme omzetcijfers van klanten verwerken de horeca, inclusief hotels en restaurants, veel gegevens. Software die speciaal is ontworpen voor hotels en restaurants, zal, naast standaard accountingfuncties, reserveringen accepteren en verwerken en andere functies omvatten voor het beheer van dagelijkse bewerkingen, zoals arbeidsplanning, beheersing van de voedselkosten en klanten die factureren op basis van kamerlasten en aanvullende diensten.
We hebben deze handleiding geschreven om hospitality professionals te helpen bij het onderzoeken van oplossingen. We behandelen functionaliteit die specifiek is voor de horeca en praktische tips voor het evalueren van deze systemen.
Gemeenschappelijke kenmerken van Hotel- en Hospitality-boekhoudsoftware
Horeca- en hotelboekhoudsystemen omvatten de volgende branchespecifieke kenmerken:
| Reserveringen | Of het nu online is, via de telefoon of beide, het beheren van reserveringen is een van de belangrijkste functies van software voor de horeca. Koppel direct aan uw website, de boekhoud- en reserveringsfuncties moeten worden geïntegreerd zodat stortingen en betalingen direct in het systeem kunnen gaan zodra de reservering is gemaakt. |
| Beheer van klantrelaties | Met name in de horeca is het cruciaal om van elke lead een verkoop te maken.Hospitality-software beheert leads van eerste contact tot definitieve reservering en bewaart klant- (of potentiële klant-) gegevens voor toekomstige marketingcampagnes.De meer robuuste systemen voor hotels en resorts breiden dit uit naar ‘tourmanagement’ en bieden de gebruiker een online rondleiding. |
| Dagelijkse operaties | Receptie, conciërge, kamerprijzen, huishouding, beveiliging, speciale evenementen, onderhoud van faciliteiten en alle andere aspecten van het beheer van het hotel moeten naadloos integreren met de boekhoudfuncties. Hierdoor kunnen kosten en opbrengsten rechtstreeks worden gekoppeld aan de relevante afdeling. |
| Arbeidsplanning | Voor de meeste horecabedrijven is arbeid de grootste kostenpost. Planningssystemen bieden basisgrafieken en geavanceerde programma’s kunnen zelfs die planningen voor u maken op basis van verkooptrends, geschiedenis en beschikbaarheid van medewerkers.Door managers te helpen bij het stroomlijnen van hun activiteiten, kan deze functie ook de arbeidskosten verlagen door medewerkers in te delen op basis van fluctuaties in activiteit, overwerkkosten te dekken, ervoor te zorgen dat de beste werknemers piektijden hebben en het plannen van routinetaken tijdens pauzes mogelijk te maken. |
| Controle van voedselkosten | Een van de grootste beheersbare kosten van een restaurant is de kostprijs van het eten.Bepaalde programma’s voor restaurantbeheer helpen de voedselkosten onder controle te houden door verschillen in werkelijk versus ideaal voedselgebruik, overmatig afval, diefstal, marges en andere inefficiënties te identificeren. Ze kunnen ook budget- en prognosemogelijkheden omvatten ter ondersteuning van de besluitvorming over menuwijzigingen, specials of promoties. |
| Rapportage | Gegevens worden verzameld wanneer transacties via het systeem worden verwerkt.Gebruikers kunnen vervolgens rapporten genereren die inkomsten en uitgaven weergeven, evenals gemiddelde dagelijkse tarieven en bezettingsgraden. Als u naar historische informatie kijkt, kunt u seizoenstrends in boekingen onthullen en de tarieven optimaliseren. Bekijk rapporten in een lijstindeling of in een grafische grafiek. |
Top Hotel Accounting KPI’s
De horeca vertrouwt op specifieke prestatie-indicatoren om ervoor te zorgen dat de kamerprijzen worden geoptimaliseerd en dat het hotel een maximale opbrengst per vierkante voet verdient. Sommige van deze KPI’s omvatten:
-
-
- RevPAR: Opbrengst per beschikbare kamer, berekend door de totale kameromzet te delen door het aantal kamers (voor een bepaalde periode).
- TRevPAR: totale opbrengst per beschikbare kamer, berekend door de totale opbrengst van een volledige woning te delen door de totaal beschikbare kamers. Omdat hotels ook inkomsten genereren uit restaurants, conferenties en andere diensten, heeft deze KPI vaak de voorkeur van hotelaccountants omdat deze de algehele financiële gezondheid van een woning bieden.
- GOPPAR: Bruto-bedrijfswinst per beschikbare kamer, berekend door de brutowinsten te delen door het aantal kamers. Dit biedt een nog realistischer beeld door rekening te houden met operationele kosten in plaats van alleen inkomsten.
- REVPAM: Opbrengst per beschikbare vierkante meter, berekend door de totale opbrengst te delen door het beschikbare banket of de conferentieruimte. Dit biedt een zicht op het gebruik van de ruimte.
- REVPASH: omzet per beschikbaar uur, berekend door de totale restaurantomzet te delen door de beschikbare zitplaatsen vermenigvuldigd met openingstijden. Dit kan ook worden gebruikt om de inkomsten per uur aan bars of cafés in het pand te berekenen.
-
Veel hotelboekhoudsystemen zijn ontworpen om deze KPI’s snel te berekenen en ze in een boekhouddashboard te presenteren. Evalueer de rapportagemogelijkheden van een systeem om er een te vinden die de meest uitgebreide weergave van financiële verrichtingen kan bieden, zodat u zich kunt concentreren op het verlagen van de kosten.
Evaluatie van horecasoftware voor hotels, restaurants en restaurants
De uitdaging bij het vinden van software vandaag is om een programma te vinden dat een oplossing biedt die specifiek aansluit op de behoeften van uw bedrijf. Resorts, hotels en restaurants hebben allemaal verschillende uitdagingen die moeten worden aangepakt. Een gastronomisch restaurant heeft andere behoeften dan een fastfood-joint.
Specifieke vragen om te vragen wanneer deze systemen zijn:
-
- Heeft u reserveringsmogelijkheden nodig? Moet dit in uw website worden geïntegreerd?
- Over hoeveel werknemers moet u plannen en hoeveel diensten moeten worden gedekt?
- Welke soorten klantgegevens wilt u verzamelen? Bewaart de software die gegevens? Hoeveel records laat het je hebben?
- Gebruiken uw eerstelijnsmedewerkers de software in de dagelijkse bedrijfsvoering?