Verzekeringsagentschappen die niet beschikken over een goed softwaresysteem, lopen een groot aantal voordelen mis die hen productiever en winstgevender kunnen maken. Er moet tenslotte heel veel in hun kantoren gebeuren. Naast het beheren van beleid, het bedienen van huidige klanten en het zoeken naar nieuwe prospects, moeten professionals tijd vrijmaken om de financiële activiteiten van het bedrijf te analyseren om beter te plannen voor verdere groei. Software voor verzekeringsboekhouding kan daarbij helpen.
De juiste oplossing moet het gemakkelijk maken om belangrijke boekhoudfuncties uit te voeren in één intuïtief, geïntegreerd systeem. U hoeft geen verschillende systemen te gebruiken voor debiteuren-, loonlijst- en budgetteringstoepassingen. Wanneer al uw gegevens op één plaats staan, is uw rapportage nauwkeuriger en sneller te verkrijgen.
In deze handleiding bespreken we het facturatie programma en de functionaliteit die verzekeringsleveranciers moeten kennen bij het evalueren van een nieuw systeem, evenals de beste werkwijzen voor het vergelijken van oplossingen. Potentiële kopers zullen ook het verschil leren kennen tussen de twee belangrijkste software-inzetmogelijkheden die beschikbaar zijn in de huidige markt.
Wat is software voor verzekeringsboekhouding?
Met systemen voor boekhoudkundige administratie kunnen agentschappen een “papierloos” kantoor hebben, wat betekent dat documentatie digitaal wordt opgeslagen.
Software is in staat meerdere betalers op te nemen in een beleid, beleid in meerdere valuta’s en vervoerders met meerdere merken in een georganiseerd en toegankelijk informatiesysteem. Het kan ook helpen individuele informatie te richten; Open-itemfuncties kunnen verzekeraars helpen bij het matchen van betalingen aan individuele kosten. De mogelijkheid om grote hoeveelheden gegevens snel te verwerken, is vooral belangrijk vanwege de hoge complexiteit en het grote aantal gegevens.
Het is belangrijk om te erkennen dat dit misschien niet de eerste keer is dat u verzekeringsboekhoudingssoftware onderzoekt. Uit een recent onderzoek onder kopers van boekhoudsoftware bleek dat 58 procent van de respondenten hun huidige oplossing wilde vervangen of upgraden.
Een van de belangrijkste tekenen dat de tijd rijp is voor een IT-vervanging is als je denkt dat je je huidige setup bent ontgroeid. Wanneer uw provider niet langer in staat is om de hoeveelheid gegevens die uw bedrijf in zijn bestanden heeft te ondersteunen, moet u op zoek gaan naar een systeem dat in staat is om met u mee te groeien terwijl u groeit.
Gemeenschappelijke kenmerken van software voor verzekeringsboekhouding
Naast de kernmodules en CRM / factureringsfuncties, zoals boekhouding van open posten en het beheren van collecties, kan software voor verzekeringsboekhouding een aantal van de volgende omvatten:
| Core accounting | Dit omvat alle basisfuncties die nodig zijn om de boeken van uw bureau in evenwicht te houden, zoals grootboekfunctionaliteit, de mogelijkheid om creditnotas’ te maken, crediteuren (A / P) en debiteuren (A / R) , vaste activa en bankafstemming bij te houden. |
| Integratie met verzekeringssystemen | De meest geavanceerde systemen zullen de boekhouding integreren met de verzekeringskenmerken en -functionaliteit. Zelfs toegewijde boekhoudoplossingen zouden echter moeten worden geïntegreerd met populaire oplossingen zoals Majesco en StoneRiver. |
| Document beheer | Verzekeringsmaatschappijen werken met veel verschillende soorten documenten, dus het is belangrijk om een systeem te hebben dat deze efficiënt beheert. Effectief documentbeheer voor een verzekeringssoftwareprogramma ondersteunt catalogisering, op sjablonen gebaseerde documentaanmaak, geavanceerde weergave / annotatie / archivering, meertalige vertalingen en meerdere distributieopties zoals e-mail, fax of post. |
| Beleidsworkflow | Verzekeringssoftware moet in staat zijn om de klant door het hele proces te volgen, vanaf het genereren van leads en de initiële offerte tot en met het overnemen en uitgeven van het beleid. Van daaruit moet het facturering / betalingen, beleidswijzigingen, wijzigingen, juridische wijzigingen en directe integratie in het claimproces ondersteunen. |
| Claimverwerking | Effectief claimbeheer zorgt voor een meer accuraat en efficiënt claimworkflowproces. Deze functie omvat online ondersteuning om de claim, onregelmatigheden en fraudedetectie, beveiligde betalingen, subrogatie en andere claimgerelateerde functionaliteit te openen. |
| Audit management | Software voor verzekeringsboekhouding elimineert het papier en de veldwerker in verband met het auditproces, waarbij elektronische ontvangsten, controleaanvragen en voortgangsrapporten sneller en betrouwbaarder worden beheerd. |
Voordelen van Insurance Accounting Software
Hier zijn enkele van de voordelen die verzekeringsmaatschappijen kunnen kapitaliseren na het implementeren van boekhoudsoftware:
Verbeterde productiviteit. Medewerkers hebben meer tijd om zich te concentreren op het bedienen van klanten en het laten groeien van het bedrijf wanneer zij op software kunnen vertrouwen om dagelijkse, tijdrovende taken te automatiseren. Dit geldt vooral voor kopers van software die voor het eerst overschakelen naar een digitaal systeem na jarenlang handmatig gegevens in te voeren. De meeste systemen hebben native mobiele apps ontwikkeld en maken externe toegang mogelijk, waardoor het voor medewerkers eenvoudiger wordt informatie in te dienen en de bedrijfsboeken op afstand te evalueren.
Meer zichtbaarheid in bedrijfsfinanciën. Leidinggevenden kunnen beter gefundeerde beslissingen nemen over de toekomst van het agentschap als ze een duidelijker beeld hebben van de financiële trends. Veel systemen beschikken over krachtige rapportagemogelijkheden waarmee leidinggevenden inzoomen op elk detail met betrekking tot cashflowbeheer.
Nauwkeuriger budgetteren. Wanneer gegevens zich op verschillende systemen bevinden, kost het veel tijd en moeite om het op te maken en budgetten te genereren. U loopt ook het risico regelitems te missen tijdens het overzetten van gegevens. Met software kunnen gebruikers informatie automatiseren en consolideren, zodat ze niet langer meerdere spreadsheets hoeven bij te werken.
Evalueren van software voor verzekeringsboekhouding
De frequente perioden van veel complexe transacties maken toegang tot technische ondersteuning een belangrijk kenmerk om te overwegen om verwarring te voorkomen. Het bekijken van betalingsvoorwaarden en -schema’s moet ook een prominente functie van elk softwarepakket zijn. Billing en verzameling proces tools zijn ook nuttig.
Bij het evalueren van deze systemen moeten kopers rekening houden met het volgende:
- Behandelt het meerdere koeriersmerken en meerdere betalers?
- Ondersteunt het het onderzoek van gegevens op individuele basis?
- Wordt betrouwbare technische ondersteuning geboden? Zijn er kosten?
- Ondersteunt het pakket plannings- en factureringsfuncties?
Potentiële kopers moeten ook speciale aandacht besteden aan het aantal trainingen dat een leverancier biedt. U bent mogelijk onder de indruk van de vele functies van een product tijdens de demofase van het selectieproces, om te ontdekken dat het bijzonder moeilijk is om te leren hoe u toegang tot deze functies kunt krijgen.
Zorg voor een soepele implementatie door de trainingsbronnen van de leverancier voor uw team op te merken. Deze kunnen bestaan uit online handleidingen, zelfstudievideo’s, webinars en lessen.
Implementatie-opties
Er zijn twee belangrijke inzetmogelijkheden voor software voor verzekeringsboekhouding:
- Software as a Service (SaaS). Dit wordt ook wel ‘op het web gebaseerde’ of ‘cloudgebaseerde’ software genoemd die op afstand wordt gehost op de servers van de leverancier.
- On-premise. Dit is software die intern wordt gehost op de eigen servers van de gebruiker.
Boekhoudsystemen zijn van oudsher on-premise, maar de populariteit van op de cloud gebaseerde oplossingen is recentelijk toegenomen. Dat komt omdat ze externe toegang bieden en lagere kosten vooraf. Het voordeel van een on-premise-implementatie is dat gebruikers geen terugkerende kosten hoeven te betalen voor de softwarelicentie.